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Planificación para incrementar tu matrícula

Publicado por Eduardo Juarez 

Las instituciones educativas necesitan tomar decisiones que les permitan tener un aumento en su matrícula, así como mantener y fidelizar a los estudiantes y padres de familia que confían en la institución. Debido a la coyuntura del Covid19, se experimentará una migración de estudiantes entre instituciones, por lo que hay que estar listos para este fenómeno. En cualquier negocio es importante que se realice un plan específico que les permita establecer y alcanzar sus objetivos y metas, además tener una planificación que les permita optimizar sus recursos y que sean mejor aprovechados en cada área. Las instituciones educativas tienen la buena costumbre de planificar sus calendarios académicos y la parte financiera. Sin embargo, es importante entender que toda la planificación debe ir interconectada en un solo ecosistema para tener mejores resultados, como bien lo dijo Abraham Lincoln “Si pudiéramos saber primero en donde estamos y a donde nos dirigimos, podríamos juzgar mejor qué hacer y cómo hacer las cosas”.

El primer paso es realizar un diagnóstico de la situación actual y una excelente herramienta para esto es realizar un FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). El FODA también les permite visualizar los futuros escenarios, esta matriz es fundamental para tener un plan efectivo. Dentro del análisis tenemos 2 factores internos que dependen de las instituciones y 2 factores externos que están fuera de su control, esos 4 factores del FODA son:

Fortalezas

Toda organización debe conocer cuáles son sus fortalezas, en que áreas son más sólidos. Esto les va a permitir enfocarse en ser los mejores en esos campos y tener los recursos necesarios. Muchas instituciones quieren ser los mejores en todo y eso dificulta las cosas, es común que en los diferentes sectores se sigan las modas o tendencias del sector, en algún momento todas las instituciones educativas querían tener el mejor programa de inglés o el mejor gimnasio, etc.

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Esto los llevo a perder de vista lo que realmente tenía su factor diferencial o principales fortalezas que tienen como institución frente a la oferta educativa de su entorno y, que también perciben sus potenciales y actuales alumnos por las que la eligieron como institución. Si la institución, por ejemplo, es buena en programa de matemáticas o ajedrez, debe conocerlo para aprovecharlo al máximo. Así que el reto es evaluar cuales son las fortalezas de sus instituciones y tomar los pasos necesarios para consolidarse en esas áreas, esto les permitirá una mejor estrategia y como paso lógico podrá tener una mejor planificación para que sus potenciales alumnos lo puedan considerar.

Debilidades

Este factor muchas veces es difícil de señalar en las organizaciones ya que se tiene que ser totalmente objetivo. Es muy fácil decir lo que hacemos bien o creemos que hacemos bien pero cuando se llega al campo de las cosas que realmente necesitan mejorarse es mucho más difícil. Es importante que en esta fase no se pretenda buscar responsables de ninguna situación, no se están buscando culpables, se pretende encontrar todas aquellas situaciones o cosas que generan que nuestra institución y gestión tenga dificultades para crecer y alcanzar nuevos alumnos.

Una característica del sector de educación es que en muchas instituciones los administradores deben tratar con los dueños directamente y esto puede complicar más el análisis. El objetivo de identificar las debilidades es para realizar un plan y ejecutarlo permitiendo que la organización salga más fortalecida, así que no se debe tener temor de hacerlo y es importante que los diferentes colaboradores de la organización se sientan en la libertad de participar y dar sus puntos de vista para que podamos tener los mejores resultados.

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Muchas veces los colaboradores tienen temor de expresar sus dudas sobre algún tema o proceso, por eso se deben realizar reuniones de trabajo donde bajo un ambiente de transparencia se permita que todos los niveles participen. Es sorprendente lo mucho que esto va a enriquecer a la institución y además va a comprometer al equipo para buscar la mejor forma de solucionarlo, porque muchas veces las mismas personas que observan las debilidades también visualizan las mejores soluciones para mejorar.

Oportunidades

Aquí son todas aquellas situaciones de carácter externo que no controla la institución pero que representan un potencial de crecimiento o mejora para la organización. Al ser un elemento fuera de su control es importante tener la flexibilidad de saber reaccionar con rapidez ante estas situaciones, se debe aprovechar el momento, es muy importante que esten atentos a ver hacia afuera, aprender donde pueden mejorar y ganar.

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El mercado vive en constante cambio y deben estar dispuestos a asumir esos retos. Algunas instituciones vienen observando en los últimos años una gran cantidad de nuevos competidores que llegan a sus alumnos con diferentes ofertas académicas, esto genera cierto temor. Sin embargo, deben verlo como la oportunidad de mejorar su oferta académica, servicio, infraestructura tecnología e instalaciones. Esto quizá los ayude a conseguir la aprobación para ampliar algún programa, como robótica, estudio de grabación, etc. Podemos llegar a determinar cuáles son los intereses que los potenciales alumnos están buscando, siempre podrán aprender de este ejercicio y les traerá beneficios, como dijo Peter F. Drucker “Cada vez que veas un negocio exitoso, alguien tomó una vez una decisión valiente”. En este periodo de crisis se puede crecer, deben empezar a ver todas las oportunidades que existen y tomarlas.

Amenazas

Actualmente todas las instituciones educativas pueden sentir y ver el ambiente de crisis y riesgo en sus negocios. Si bien es cierto que por el COVID-19 todo se ha acelerado, la realidad es que siempre existieron amenazas frente a su gestión. Lo que es vital es ver y entender estos peligros, la mejor forma de enfrentarlos es conocerlos bien y así poder definir los pasos a seguir para solucionarlos. Es importante que puedan ver con capacidad de análisis lo que están haciendo las instituciones de su sector, hacia donde van, como lo hacen y determinar si esto realmente es un peligro para ustedes.

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Seguramente aquellas instituciones que no priorizaron inversión en el tema tecnológico y recursos digitales estarán tratando de hacerlo, ya que es obvio que a partir de hora existirá una diferencia grande entre aquellas instituciones que puedan ofrecerles ambientes tecnológicos seguros, validados y adecuados a sus alumnos. Los padres de familia están cambiando su estándar de requerimientos para la educación de sus hijos, quieren que sus hijos puedan estar seguros en su casa y a la vez no perder calidad de educación. Las instituciones deben tomar las mejores decisiones sobre esas amenazas y las inversiones que deben hacer, deben actuar de forma ordenada y con un buen sentido de prioridad, como bien expresa Kotler “Hoy en día hay que correr más rápido para mantenerse en el mismo lugar”. 

Así que se puede concluir que el reto es empezar a realizar su análisis institucional, deben realizar el cuadro de FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) si logran avanzar en el proceso, podrán tener un mejor plan de acción para lograr una mayor matricula de alumnos nuevos y también lograr conservar la mayor parte de los alumnos que tiene la institución actualmente, deben encontrar sus fortalezas. Determinar en qué áreas funcionan bien, cuáles son las que los diferencian de su competencia y crear un plan de adecuado para seguir hacia adelante.

Por último, no deben olvidar que existe un abanico de oportunidades esperando por ustedes en esta crisis, deben aprovecharlas, ser los primeros en verlas y tomar decisiones rápidas y oportunas, ver los nichos donde se puede crecer y ganar más para que la organización este mejor. No deben olvidar que al igual que ustedes hay otras organizaciones que también están haciendo lo mismo y están observando el panorama para encontrar la oportunidad adecuada para ellos, siempre hay amenazas y competidores en el segmento, debemos tenerlo presente no para tener miedo, sino para estar listos con el fin de afrontar esas situaciones y manejarlas de la mejor manera y así lograr un mejor plan que les permita aumentar su matrícula y fidelizar a sus alumnos actuales.

Para una consultoría sobre Marketing Educativo comuníquese a info@didacticsca.com

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